Email merupakan salah satu media penyampaian informasi yang paling banyak digunakan dan tidak tergantikan hingga saat ini. Saat media sosial dan tren aplikasi seluler muncul satu demi satu, penggunaan email tetap signifikan. Bahkan, email seringkali menjadi kebutuhan utama. Tengok saja layanan keuangan online, website e-commerce, atau Autoresponders, email memiliki peran sebagai pengganti identitas Anda.
Ide pengembangan email sendiri awalnya berawal dari cara tradisional dalam mengirim pesan seperti menggunakan surat. Keuntungannya, penggunaan email dapat meningkatkan kecepatan komunikasi hingga berkali-kali lipat. Bayangkan, kegiatan penyampaian informasi bisa dipersingkat dari hitungan hari menjadi hitungan detik!
Sebagai contoh, perhatikan ilustrasi perbandingan pengiriman pesan tradisional melalui surat dengan pengiriman pesan melalui email.
Seperti yang Anda lihat pada ilustrasi di atas, cara kerja email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan email biasa. Yang membedakannya adalah media penyimpanan dan perantara pesannya.
Jika surat tradisional ditulis di selembar kertas dan kemudian dikirim melalui kantor pos dan membutuhkan waktu berhari-hari untuk sampai, email ditulis melalui aplikasi layanan email dan dikirim melalui internet. Proses penyampaian pesan juga hanya membutuhkan waktu hitungan detik. Tentu ini sangat mudah bukan?
Email berasal dari dua kata yaitu electronic dan mail, yang secara umum berarti surat elektronik. Namun secara luas, e-mail dapat diartikan sebagai sarana pengiriman dan pertukaran pesan melalui komputer dan gadget dengan memanfaatkan jaringan telekomunikasi yang ada. Seiring dengan perkembangan zaman, email tidak hanya berfungsi untuk mengirim pesan, tetapi juga dapat mengirim file grafik seperti dokumen, gambar, video, dan audio.
Struktur email
Email memiliki struktur untuk membuatnya berfungsi sebagaimana mestinya. Berikut adalah struktur email.
- Header email. Bagian kepala surat elektronik yang biasanya berisi alamat e-mail yang ditujukan untuk pengirim dan penerima, judul e-mail, tanggal dan waktu e-mail.
- Email Tubuh. Bagian tubuh email yang biasanya berisi isi pesan. Bentuknya juga bisa bermacam-macam. Dapat memuat pesan teks biasa ke gambar dan video.
Anda bisa bebas memilih jenis file yang ingin dikirim sesuai kebutuhan. Teks dapat ditulis di badan email, atau cukup menyisipkan lampiran, pesan gambar, video, dan audio.
Tahukah Anda bahwa cikal bakal email sudah ada sejak tahun 1960-an?
Ray Tomlinson, seorang insinyur komputer, adalah orang pertama yang memperkenalkan konsep email ini ke seluruh dunia pada akhir tahun 1971.
Ia juga mempopulerkan penggunaan simbol ‘@’ atau ‘at’ yang sering digunakan untuk memisahkan id pengguna dan alamat email domain. Ini masih benar hari ini.
Mail server
Server email adalah server yang menyimpan dan memproses setiap email yang Anda miliki. Ada beberapa jenis Mail Server yang banyak digunakan saat ini.
1.POP3 (Post Office Protocol Version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk mengambil email dari server. Protokol POP3 dimaksudkan untuk memungkinkan seseorang menyimpan email sementara sampai email diambil oleh penerima di komputer mereka.
Kelebihan:
Bisa dibaca offline, karena email sudah didownload ke aplikasi/komputer anda.
Lebih mudah dalam pengajuan. Email disimpan di komputer pengguna.
Kekurangan:
Hanya bisa dibuka dari komputer/aplikasi pengguna saja.
Pengakses harus mengunduh ulang jika mengakses dari perangkat yang berbeda.
2. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar yang sering digunakan untuk mengakses dan mengambil email di server. Dengan IMAP, pengguna juga dapat membaca pesan, memilih pesan, dan menghapus pesan tertentu serta membuat folder di server. Agaknya protokol ini lebih dinamis karena memiliki interaksi dua arah dan jauh berbeda dengan POP3 yang hanya mampu mendownload e-mail dari server ke komputer.
Kelebihan:
Pengguna dapat mengelola email secara real time dari server, misalnya menghapus email di server.
Email langsung diunduh dari server, sehingga dapat dibaca di mana saja meskipun menggunakan media yang beKekurangan:
Karena email diakses langsung dari server, maka kapasitas resource server akan digunakan saat Anda mengakses email.
3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Jika Pop3 dan Imap adalah protokol untuk menerima email, maka SMTP adalah salah satu protokol populer yang digunakan untuk mengirim pesan dari komputer pengirim ke server email penerima.
Bisnis yang sudah online & memiliki brand/domain sendiri, menjadi selangkah lebih depan dari lainnya dengan menggunakan Email Hosting.
Secara umum pengertian aplikasi surat adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan sebagai media pengiriman pesan melalui internet. Ada banyak aplikasi email yang bisa Anda gunakan, namun beberapa aplikasi email populer yang bisa Anda coba antara lain:
- Outlook adalah aplikasi besutan Microsoft yang menggunakan metode klien email untuk mengunduh dan mengirim pesan email. Program ini telah dilengkapi dengan pengaturan POP/IMAP dan SMTP untuk mendukung aktivitas messaging itu sendiri.
- Push Mail adalah teknologi terbaru yang ditawarkan kepada pengguna email di dunia, terutama mereka yang suka mengakses email melalui gadget dan smartphone. Keuntungan dari penyedia layanan email semacam ini adalah penggunanya dapat memantau email yang masuk melalui kotak masuk masing-masing secara real time atau menit demi menit. Jadi, Anda tidak akan pernah melewatkan email terbaru.
- Gmail adalah kependekan dari Google Mail. Tentu dari namanya Anda sudah tahu bahwa aplikasi surat ini merupakan aplikasi surat dari salah satu raksasa IT dunia. Gmail juga memiliki fitur POP dan IMAP yang dapat digunakan untuk menggunakan klien email seperti Outlook. Gmail juga dilengkapi dengan fitur pemindai virus yang berfungsi untuk mendeteksi email atau file yang ingin Anda kirim.
Masalah dengan Email.
Seringkali kita sering dibingungkan dan direpotkan dengan ukuran file yang melebihi batas maksimum email, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus berbahaya, dll. Banyak dari masalah tersebut sebenarnya dapat diselesaikan dengan mudah. Bagaimana caranya? Ikuti pembahasan selengkapnya di bawah ini.
Batasan Ukuran Lampiran, masalah yang satu ini sering kita jumpai ketika kita ingin mengirim file yang melebihi kapasitas atau melebihi batas maksimal ke sebuah penyedia layanan email. Namun tidak perlu khawatir karena beberapa vendor telah memberikan alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dropbox dan Google Drive adalah beberapa contoh solusi untuk masalah ini. dengan hadirnya tempat penyimpanan sementara seperti Dropbox dan Google Drive yang siap menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan/kirim.
Spam adalah tindakan penyalahgunaan berupa pengiriman berita elektronik. Biasanya sering digunakan oleh pihak-pihak tertentu untuk tujuan komersial berupa iklan berupa teks, gambar atau video.
Berikut beberapa cara untuk mengatasi spam di email Anda: – Pilih dan gunakan antivirus yang mendukung misi anti-spam
– Menyediakan filter untuk spam di router atau server email dan sejenisnya
– Gunakan firewall di sistem operasi Anda dan juga gunakan firewall pribadi
– Bagi pengguna Outlook Express, Anda dapat menggunakan fasilitas mail filtering yang terdapat pada aplikasi
Email palsu
E-mail spoofing adalah teknik memanipulasi pengiriman email dengan mengubah header email dimana seseorang mengubah header email suatu alamat untuk proses pembuatan seolah-olah email tersebut dikirim dari email lain. alamat. E-mail spoofing dapat mengganggu keamanan sistem, karena berpotensi digunakan untuk pencurian data.
Untuk mengatasinya, Anda bisa mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail) di hosting Anda.
Seringkali kita kerap dipusingkan dan direpotkan dengan ukuran file yang melebihi batas maksimal e-mail, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus jahat, dsb. Banyak dari permasalahan seperti ini sebenarnya dapat diatasi dengan mudah. Bagaimana caranya? Ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini.
- Attachment Size Limitation, permasalahan yang satu ini sering kita temui pada saat kita hendak mengirimkan berkas yang over capacity atau melebihi batas maksimal pada suatu penyedia layanan e-mail. Tapi tak perlu cemas karena beberapa vendor telah memberikan solusi alternatif untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dropbox dan Google Drive merupakan sebagian contoh solusi mengatasi permasalahan ini. dengan hadirnya tempat penyimpanan temporer semacam Dropbox dan Google Drive yang siap menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan / kirimkan.
- Spam merupakan tindak penyalahgunaan berupa pengiriman berita elektronik. Biasanya seringkali digunakan oleh pihak tertentu untuk kepentingan komersial berupa iklan dalam bentuk text, gambar maupun video.
Berikut ini beberapa cara mengatasi spam pada email anda :- Memilih dan memakai antivirus yang mendukung misi anti spam
– Memberi filter untuk spam pada router atau server e-mail dan sejenisnya
– Gunakan firewall yang terdapat pada sistem operasi Anda serta gunakan juga personal firewall
– Untuk pengguna Outlook Express, Anda dapat menggunakan fasilitas mail filtering yang terdapat pada aplikasi tersebut - Email Spoofing
E-mail spoofing merupakan teknik manipulasi pengiriman email dengan mengubah header e-mail dimana seseorang mengubah e-mail header dari alamat untuk proses membuatnya tampak seolah-olah email dikirimkan berasal dari alamat email lain. E-mail spoofing ini dapat mengganggu keamanan sistem, karena berpotensi dipergunakan untuk pencurian data.
untuk mengatasinya anda dapat mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail) pada hosting yang anda miliki. - Email bombing adalah tindakan mengirimkan email massal ke email target, tindakan ini umumnya bertujuan untuk menonaktifkan server email tujuan dan mengisi inbox target dengan email sampah.Cara mengatasi e-mail bombing cukup mudah, jika menemukan pesan yang sama yang terkirim berkali-kali, Anda bisa menggunakan fitur “blokir” pada layanan email untuk memblokir email yang masuk secara terus menerus.
- Hacking adalah tindakan meretas/mengambil alih akses milik orang lain. Umumnya, hal ini dilakukan dengan mencuri email dan password korban, yang merupakan data yang benar-benar rahasia dan bukan untuk konsumsi publik. karena bisa jadi akun anda akan disalahgunakan oleh pencuri data tersebut. Cara mengatasinya adalah jangan login melalui komputer manapun yang keamanannya tidak terjamin. Selain itu, gunakan software/aplikasi pengelola akun untuk mengelola data login situs web Anda.
- Email terpental secara harfiah berarti email yang memantul bolak-balik kepada kami saat pesan sedang dikirim. Ada banyak alasan di balik ini terjadi. Mulai dari tidak adanya alamat email atau invalid, alamat email terbengkalai atau email tidak terkirim, kotak surat penuh, email terblokir dll. Untuk mengatasinya, Anda harus mengecek kembali penerima email apakah email yang diberikan sudah benar.
Email merupakan media penting di internet saat ini & sangat efektif untuk bertukar informasi dengan cepat. Tidak hanya pesan teks, file berupa dokumen, gambar, audio, dan video juga bisa ditampung.
Selain manfaatnya, Anda juga perlu lebih memperhatikan perlindungan keamanan dan kerahasiaan akun email Anda agar tidak menjadi korban kejahatan dari pihak yang tidak bertanggung jawab.
Baca juga: Angular vs React, Kerangka Mana yang Tepat untuk Proyek Anda?
Jika Anda seorang pebisnis yang menjual produk/jasa apapun dan ingin meningkatkan penjualan bisnis, maka Anda perlu memiliki website toko online untuk mempromosikan produk. Anda bisa membuat website toko online di Professional Online Store Website Development Services. Dengan bantuan jasa pembuatan website akan membantu anda untuk mewujudkan website yang anda inginkan.
Terima kasih dan semoga bermanfaat… Sukses untuk kita semua
